PRIVACY EN PERSOONSGEGEVENS
Uw gegevens. Zorgvuldig behandeld.
Wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of de beveiligde tarieven bekijkt, vertrouwen wij op informatie die u met ons deelt. Wij vinden het belangrijk dat u weet welke gegevens worden gebruikt en waarom.
In deze privacyverklaring leest u wat de Carnisse VvE Collectief met persoonsgegevens doet, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten u heeft.
Duidelijke informatie · Alleen voor passende doelen · Rechten volgens de AVG
PRIVACY IN HET KORT
Wij gaan zorgvuldig en transparant met gegevens om.
01 / CONTACT
Contact en vragen
Wij gebruiken gegevens uit uw bericht om uw vraag bij de juiste contactpersoon te behandelen.
02 / TARIEVEN
Beveiligde tarieven
Bij tariefinzage vragen wij registratiegegevens en controleren wij uw e-mailadres met een eenmalige code.
03 / DIENSTVERLENING
Beheer en samenwerking
Gegevens van VvE’s, bestuurders en contactpersonen gebruiken wij alleen voor de betreffende werkzaamheden en afspraken.
1 / WIE VERWERKT DE GEGEVENS?
Uw aanspreekpunt voor privacyvragen.
Deze verklaring heeft betrekking op de website carnisse-vve-cooperatie.nl en op de diensten en formulieren die door of namens Carnisse VvE Collectief via deze website worden aangeboden.
Contactgegevens voor privacyverzoeken
Naam: Carnisse VvE Collectief
Contact: via onze Contactpagina. Vermeld bij uw bericht dat het om een privacyverzoek gaat.
Postadres en rechtstreeks privacy-e-mailadres: [VOOR PUBLICATIE INVULLEN MET DE GEVERIFIEERDE ORGANISATIEGEGEVENS].
Bij een verwerking voor een afzonderlijke VvE kan de betreffende VvE zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. De precieze rolverdeling wordt dan in de bijbehorende afspraken geregeld.
2 / WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ?
Afhankelijk van de manier waarop u onze website gebruikt.
CONTACT OPNEMEN
Contactformulier en correspondentie
Wanneer u een vraag of verzoek stuurt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens gebruiken:
- Naam, rol, e-mailadres en eventueel telefoonnummer
- Naam van VvE of organisatie, straat/bouwblok en betrokken aantallen VvE’s
- Het gekozen onderwerp, uw bericht en de gewenste antwoordwijze
- De inhoud en datum van vervolgcorrespondentie
BEVEILIGDE TARIEVEN
Tarieven en verificatie
Voor toegang tot de uitgebreide tarievenlijst registreert de tarievenplugin onder meer:
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw rol
- VvE/organisatie of betreffende straat; eventuele plaats en aantal appartementen
- Uw belangstelling en eventueel ingevulde toelichting
- Het moment waarop de e-mailcode is bevestigd en de registratie is geaccepteerd
DIENSTVERLENING
VvE-beheer en projectbegeleiding
Bij afspraken of een opdracht kunnen gegevens nodig zijn voor uitvoering en administratie:
- Contactgegevens van bestuursleden, eigenaren en vertegenwoordigers
- VvE-adressen, financiële of administratieve informatie waar nodig
- Correspondentie, offertes, besluiten en relevante projectinformatie
- Gegevens die noodzakelijk zijn voor wettelijke en contractuele verplichtingen
WEBSITE & HULPMIDDELEN
Websitegebruik en beveiliging
Bij technisch gebruik kunnen gegevens worden verwerkt, waaronder:
- Technische loggegevens, mogelijk inclusief IP-adres, bij de hostingdienst
- Een tijdelijke verificatieaanvraag en controles tegen misbruik
- Functionele cookies voor een actieve tarievensessie
- Eventuele gegevens die u invoert in andere websitehulpmiddelen
Wij vragen u om via algemene formulieren geen bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens of identiteitsdocumenten, te versturen als dat niet uitdrukkelijk nodig en beveiligd geregeld is.
3 / WAAROM EN OP WELKE GRONDSLAG?
Wij verwerken gegevens voor een duidelijk doel.
CONTACTVERZOEKEN
Beantwoorden van vragen
Contactverzoeken afhandelen en een eventuele samenwerking voorbereiden. Grondslag: maatregelen op verzoek vóór een overeenkomst of, waar passend, gerechtvaardigd belang.
TARIEFINZAGE
Toegang verlenen tot tarieven
Registratie en e-mailverificatie uitvoeren, de toegang beveiligen en belangstelling voor onze dienstverlening kunnen opvolgen binnen de verwachtingen bij de aanvraag. Grondslag: uitvoering van de gevraagde toegangsdienst en/of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de verwerking.
VVE-DIENSTEN
Beheer en administratie
Overeenkomsten uitvoeren, rechtmatige verplichtingen nakomen en waar nodig de VvE-administratie verzorgen. Grondslag: overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.
Geen automatische nieuwsbriefinschrijving
Het aanvragen van een toegangscode of het versturen van een contactformulier schrijft u niet automatisch in voor marketingberichten. Voor nieuwsbrieven of commerciële e-mails waarvoor toestemming vereist is, vragen wij die afzonderlijk.
4 / HOE WERKEN DE CONTACT- EN TARIEVENFORMULIEREN?
Wat er achter de schermen gebeurt.
E-MAILROUTERING
Het contactformulier
De contactplugin verstuurt uw aanvraag per e-mail naar het ontvangstadres dat bij het gekozen onderwerp hoort.
- De contactplugin zelf bewaart de inhoud niet in een aparte WordPress-databasetabel
- Het bericht wordt wél ontvangen en mogelijk bewaard in de mailbox van de behandelaar
- Voor het beperken van spam worden korte technische controles gebruikt
VERIFICATIE
Inloggen voor de tarieven
Voor tariefinzage controleren wij uw e-mailadres met een zescijferige code.
- De code is 10 minuten geldig; tijdelijke registratie wordt bij het verlopen opgeruimd
- De registratie wordt pas in de tariefaanvragenlijst opgeslagen na succesvolle verificatie
- Een tijdelijke functionele sessiecookie houdt de toegang actief
- Een telefoonnummer wordt opgevraagd, maar niet afzonderlijk geverifieerd
5 / HOELANG WORDEN GEGEVENS BEWAARD?
Niet langer dan nodig voor het doel.
Tariefaanvragen: de tarievenplugin verwijdert geverifieerde registraties na de ingestelde termijn. Die staat standaard op 90 dagen en kan door de websitebeheerder in WordPress worden aangepast (tussen 7 en 365 dagen). De daadwerkelijke bewaartermijn volgt de op dat moment ingestelde waarde. Een geëxporteerd bestand valt niet automatisch onder die opschoning.
Toegangscodes en sessies: verificatiecodes verlopen na 10 minuten; de functionele toegangssessie is standaard 24 uur geldig, tenzij de websitebeheerder dit heeft gewijzigd. Tijdelijke anti-misbruikcontroles verlopen doorgaans binnen enkele minuten tot een uur.
Contactberichten: berichten die per e-mail binnenkomen bewaren wij zolang dat nodig is om uw vraag af te handelen, afspraken te onderbouwen of aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Deze e-mails worden niet automatisch verwijderd door de tarievenplugin.
VvE- en projectdossiers: deze bewaren wij volgens de noodzaak van de opdracht, de afgesproken dossiervoering en eventueel toepasselijke wettelijke bewaarplichten. Voor technische hostinglogs gelden de termijnen van de ingestelde hosting- en beveiligingssystemen.
Opmerking over bewaartermijnen
In WordPress kunt u de bewaartermijn van de tarievenaanvragen aanpassen onder Carnisse tarieven → Instellingen. Voor mailboxen, exports, back-ups en andere hulpmiddelen moeten bewaartermijnen afzonderlijk worden ingericht en nageleefd.
6 / COOKIES EN TECHNISCHE GEGEVENS
Nodige techniek. Geen onnodige tracking.
De tarievenmodule gebruikt een functionele cookie om te onthouden dat uw e-mailadres is geverifieerd. Zonder deze cookie is beveiligde toegang niet goed mogelijk. Daarnaast kan WordPress functionele cookies gebruiken voor websitebeheer en beveiliging.
De exacte cookies van externe analyse-, kaart-, video- of andere diensten hangen af van welke aanvullende plugins of diensten op dat moment actief zijn. Deze verklaring moet daarop worden afgestemd. Cookies die niet functioneel of privacyvriendelijk analytisch zijn, mogen waar nodig pas na geldige toestemming worden geplaatst.
U kunt cookies beheren via de instellingen van uw browser. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan invloed hebben op de werking van beveiligde onderdelen.
Cookiecontrole vóór publicatie
Controleer of de website daarnaast bijvoorbeeld statistiektools, ingesloten video’s of marketingcookies gebruikt. Als zulke technieken persoonsgegevens verzamelen of toestemming vereisen, moet de werkelijke cookie-informatie en eventuele toestemmingstechniek daarmee overeenkomen.
7 / MET WIE DELEN WIJ GEGEVENS?
Alleen wanneer dat nodig en passend is.
Persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van het doel, worden verwerkt door de webhostingpartij, e-mailverzender, technisch websitebeheer, door ons aangewezen contactpersonen of betrokken dienstverleners. Bij VvE-beheer kunnen gegevens ook terechtkomen bij partijen die voor de overeengekomen opdracht nodig zijn, bijvoorbeeld administrateurs of onderhoudspartners, voor zover dat rechtmatig is.
Wij verkopen de via onze formulieren verkregen persoonsgegevens niet als handelsbestand aan adverteerders. Met partijen die gegevens namens ons verwerken maken wij waar nodig passende verwerkersafspraken.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte: dit moet voor de daadwerkelijk gebruikte hosting-, e-mail- en andere leveranciers worden gecontroleerd. Als persoonsgegevens daarheen worden doorgegeven, zorgen wij waar vereist voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen. Voor de definitieve versie moet concreet worden vermeld welke doorgiften plaatsvinden.
8 / HOE BEVEILIGEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Passende beveiliging en beperkte toegang.
Wij streven naar passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen (HTTPS), beperkte toegangsrechten, actuele software en maatregelen tegen misbruik van online formulieren.
De tarievenmodule gebruikt geen onbeveiligd opgeslagen verificatiecode voor de codecontrole. Alleen bevoegde WordPress-beheerders mogen de geregistreerde tariefaanvragen bekijken en exporteren. Verzonden contactaanvragen komen terecht bij de ingestelde e-mailontvangers.
Geen enkele technische maatregel kan alle risico’s uitsluiten. Daarom beperken wij de verwerking tot wat nodig is en beoordelen wij beveiliging en toegangsrechten regelmatig.
9 / UW RECHTEN ONDER DE AVG
U houdt zeggenschap over uw gegevens.
U kunt ons verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering wanneer dat mogelijk is, beperking van verwerking en – in toepasselijke gevallen – overdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Bij verwerking op basis van toestemming kunt u die toestemming intrekken.
Gebruik hiervoor de Contactpagina en vermeld dat het een privacyverzoek betreft. Wij kunnen zo nodig aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen. In beginsel reageren wij binnen één maand; als verlenging volgens de AVG nodig is, informeren wij u daarover.
Bent u het niet eens met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt ook gebruikmaken van uw wettelijke rechtsmiddelen.
10 / ANDERE WEBSITES EN WIJZIGINGEN
Duidelijk blijven als onze dienstverlening verandert.
Onze website kan linken naar externe websites. Het privacybeleid van zulke websites is de verantwoordelijkheid van de betreffende aanbieders.
Wanneer de manier waarop wij gegevens verwerken, de gebruikte plugins of de toepasselijke regels veranderen, passen wij deze privacyverklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dat noodzakelijk is.
Deze privacyverklaring beschrijft de algemene websiteverwerking. Voor specifieke VvE-dienstverlening of overeenkomsten kan aanvullende privacyinformatie van toepassing zijn.
HEEFT U EEN PRIVACYVRAAG?
Uw privacy is belangrijk. Neem gerust contact op.
Wilt u weten welke gegevens wij van u hebben, iets laten wijzigen of een verzoek indienen? Vermeld bij uw bericht dat het om uw persoonsgegevens gaat.